「AIを業務に取り入れたいけれど、何から始めればいいか分からない」と感じていませんか？本記事では、営業事務の方が抱える日常業務の課題を、AI（人工知能）を使ってどう解決するかを、具体的な手順とプロンプト例（指示文）を用いて徹底解説します。AIはあなたの「とても賢いアシスタント」です。

1. AIって何？営業事務の業務にどう役立つの？

AI（人工知能）とは、コンピューターに「たくさんの例」を見せて学習させ、そのパターンに基づいて判断や文章生成をさせる仕組みです。人間の頭の一部を助けてくれる「とても賢いアシスタント」だとイメージしてください。

営業事務なら何をしてくれるの？

• 大量の書類やメールの要点を短くまとめる（要約）
• 定型メールのたたき台を作る・テンプレ化する
• 紙の書類をテキスト化（OCR）してExcelに変換する
• 顧客データの表記ゆれを直す／重複を探す（データクレンジング）
• 会議の録音を文字起こしして要点だけ抽出する

大事なこと：AIは「道具」です。最終チェックや顧客対応の感情面は、知識と経験を持った人間の仕事です。

2. 営業事務の日常での具体例（すぐ試せる・実務レベル）

3. 今日すぐ試せる「実用プロンプト」例（ChatGPT等でコピペして使ってOK）

プロンプトとは、AIに対する「指示文」のことです。精度を上げるには、目的と条件を明確にすることが重要です。以下の例文をコピーして、ぜひ試してみてください。

新規顧客獲得のための営業戦略企画書の構成案を作ってください。ターゲット：30代法人営業、目的：競合優位性を示す。目次＋各章の短い説明をお願いします。

以下の受信メールに対する丁寧な返信文を作成してください。要点：納期確認、現在の状況、次の連絡はいつかを記載。本文：---（ここに原文を貼る）---。会社のトーンは「少しフォーマルで親しみやすく」。

顧客名の一覧を貼ります。表記ゆれ（(株)、株式会社、全角／半角等）をまとめて、統一表記のルールと変換例を示してください。---（一覧貼る）---

4. 情報過多の中で「信頼できる情報」を見極めるチェックリスト

• 出どころ（発信元）：企業公式、研究機関、編集のある大手メディアを優先。個人SNSは参考程度。
• 日付（鮮度）：公開日／更新日を必ず確認。AIは変化が早いので古い情報は要注意。
• 根拠があるか：数値・事例・スクリーンショットや手順がある情報は信頼度高め。
• 複数ソースで裏取り：重要な判断は2～3ソースで確認。

5. 初心者向け「すぐ始める」アクションプラン（期間別）

6. 無料〜低コストで使えるツール（営業事務向け・今すぐ試せる）

• ChatGPT（無料プラン）：文章生成・要約・テンプレ作成に最適。
• DeepL（無料）：精度が高い翻訳。英文メール対応に便利。
• Canva（無料）：簡単な資料や画像作成。テンプレ活用で時短。
• スマホOCR（Googleレンズ / Microsoft Lens 等・無料）：紙→テキスト化。

7. AIで得られるメリット（営業事務のキャリアにどう繋がるか）

AI導入は、単なる時短以上のメリットをもたらします。

• 時間創出：ルーティンが減り、戦略的な仕事や顧客対応に時間を使える。
• 付加価値の提供：データから示唆を出して営業へ提案できる人材に成長。
• 将来的な転職力向上：データ活用経験やAIを使った改善実績は高く評価される。

8. AIにできること・できないこと（不安解消）

→ 付き合い方の基本：AIは「たたき台」を作らせ、人がチェック・調整して仕上げる。誤りは必ず検証する習慣を。